In breve Wiki può essere definito come un sistema per la CBC (computer based collaboration) basato sui seguenti tre principi:

• Facilità  d’uso: gli utenti non devono conoscere il linguaggio HTML o avere a che fare con complicati protocolli di upload/download di file con le conseguenti ed inevitabili incompatibilità  di formato per creare e mantenere in efficienza documenti in modo cooperativo on line. Wiki con la sua semplice sintassi risolve tutti questi problemi facendo sì che gli utenti, pur rinunciando a qualche formattazione più complessa, possano operare semplicemente mediante un browser web.

• Accesso ampio e aperto in lettura/scrittura: poiché lo scopo di Wiki è facilitare una collaborazione vasta ed aperta esso deve essere in grado di rendere immediatamente disponibili i documenti da modificare e revisionare ed ancora deve far sì che ogni utente possa editarli o crearne di nuovi

• Creazione di strutture emergenti: in fisica e biologia, il termine struttura emergente è usato per descrivere la struttura vincente (spesso la più bella) che emerge da processi fondamentalmente caotici (ad esempio la forma a spirale della nostra galassia). In un Wiki, questo termine si riferisce alle strutture di navigazione che gli utenti Wiki inventano nel momento in cui impongono strutture e significati ad un insieme di pagine Wiki.

Il secondo di questi principi può sembrare rischioso: in realtà  non è così perché in TikiWiki, come nella maggior parte degli applicativi Wiki, sono previste diverse possibilità  per isolarsi da Internet.
In tikiWiki, infatti, è possibile definire:

• permessi utenti: che restringono i privilegi di modifica solo ad utenti registrati o, ancor più selettivamente, a gruppi di utenti predefiniti, o ad eliminare del tutto i diritti di edizione.
• blocco pagine: ciascuna pagina Wiki può essere bloccata dall’amministratore del sito o dall’autore della pagina in modo che nessuno, ad eccezione di queste due figure, possa modificarla
• controllo pagine significative: è possibile avere sotto controllo cosa accade ad una pagina tramite notifiche (via e-mail) di qualunque modifica apportata alla stessa
• ripristino pagine modificate: è possibile ripristinare una pagina modificata nella sua versione precedente poiché TikiWiki mantiene una storia dettagliata di tutti i cambi effettuati su quella pagina. Questo ovviamente elimina la necessità  di effettuare noiose operazioni di backup.

Con queste possibilità  aggiuntive fornite all’amministratore ed all’autore, quindi, la filosofia dell’accesso di lettura/scrittura ampio e aperto non deve preoccupare. L’uso di Wiki si sta rapidamente affermando tanto che sono già  da qualche anno numerose le organizzazioni e le università  entrate nell’ottica di utilizzare estensivamente questo strumento per facilitare la scrittura collaborativa ed il lavoro cooperativo in rete.

Note storiche: il termine Wiki è una abbreviazione di wiki-wiki, termine hawaiano traducibile in svelto, veloce. Il primo Wiki fu creato da Ward Cunningham, un programmatore statunitense di Portland (Oregon) nel 1995. Il Wiki più diffuso a livello mondiale è sicuramente Wikipedia, un progetto di realizzazione cooperativa di una enciclopedia mondiale in diverse lingue che ad oggi conta quasi 500.000 articoli.

Wiki di TikiWiki permette la creazione e la lettura/scrittura di pagine web ad un numero illimitato di utenti. Per apportare modifiche ai contenuti di una pagina non c’è alcun bisogno di conoscere chi per primo ha creato quella pagina perché essa è sempre disponibile per essere cambiata purchè l’utente goda di permessi adeguati o la stessa pagina non sia stata bloccata in scrittura dall’autore.

Quando una pagina è sbloccata ed accetta modifiche, chi voglia apportarvi modifiche può utilizzare la Sintassi Wiki per la sua formattazione. A fronte di un particolare permesso può essere anche immettere codice HTML per una più estesa formattazione. In ogni caso, recuperando lo spirito originario del web che era quello di comunicare informazioni piuttosto che quello di presentarle in bella forma, Wiki permette facilmente alla pagina di acquisire un aspetto sufficiente per una buona comprensione dei contenuti addirittura anche senza alcuna formattazione. Il Wiki di TikiWiki, infatti, riproduce, diversamente da HTML, senza alcuna sintassi particolare le righe a capo e il salto di riga così come vengono immesse nell’area di scrittura dall’autore. Gli utenti, peraltro, possono includere nelle pagine Wiki grafica così come possono, se godono degli opportuni permessi, accludere file esterni a quella pagina. In una pagina Wiki si possono includere tre tipi di link: collegamenti ad altre pagine Wiki all’interno dello stesso sito TikiWiki, collegamenti a Wiki esterni e collegamenti Web a qualsiasi URL (vedi Wiki Linking). Gli utenti, infine, possono utilizzare una vasta gamma di plugin che forniscono ulteriori contributi alla formattazione e gestione delle pagine (quali ad esempio plugin per la divisione della pagina, o client Jabber ecc.) così come è anche possibile raggruppare le pagine usando le cosiddette Categorie, se queste ultime sono state abilitate e create dall’amministratore del sito.

Quando si apre una pagina Wiki gli utenti possono, se godono degli appropriati permessi, salvarla in locale, esportarla come file PDF, visualizzarla in formato di stampa, salvarla su un apposito Blocco Note di TikiWiki. Possono anche monitorare la pagina mediante la visione delle versioni precedenti a quella corrente, paragonare le pagine tra loro e verificare le modifiche man mano apportate dagli altri utenti. Altre funzionalità  da menzionare sono quelle di visualizzare l’elenco delle pagine simili così come la lista delle pagine, chiamate backlinks, che contengono collegamenti alla pagina corrente.